Sport en Cultuur Festival 2022Hiernaast een video met wat tips om het maximale uit het sport en cultuur festival te halen als standhouder.
Meer tips voor een succesvolle deelname zie verder onderaan deze pagina. |
|
Praktische informatie
Plattegrond
- Bovenstaande plattegrond is bedoeld voor intern gebruik, gelieve deze niet openbaar te maken/ te delen.
- Bovenstaande indeling proberen wij zo goed mogelijk te realiseren.
- Blauwe stippen zijn statafels.
- Bruine balken zijn marktkramen. (LET OP! Marktkramen zijn 4 meter breed, in sommige gevallen word de marktkraam gedeeld tussen 2 partijen)
Tijden
Opbouwen kan vanaf 09.30 uur tot uiterlijk 12.00 uur. Bezoekers zijn welkom tussen 13.00 uur en 16.00 uur.
Parkeren en aanmelden
EHBO
Er is een EHBO post aanwezig op het terrein.
Uitleg QR Code
Optie 3 is als iemand niet direct iets wil vastleggen, maar die jullie wel mogen opvolgen.
Uiterlijk dinsdag 20 september heeft iedere deelnemer de lijst met gegevens van alle personen die met de qr code een formulier hebben ingevuld.
Omdat niet iedereen gebruik kan of wil maken van de QR Code, zorgen wij ook voor inschrijfformulieren en pennen, zodat geïnteresseerde bezoekers ook gewoon een formulier in kunnen vullen.
Catering
Er is in de ochtend koffie, thee, water beschikbaar voor de exposanten. Gedurende het Festival zorgen we voor water voor de bezoekers. Je bent vrij om in jouw marktkraam of bij je statafel ook zelf wat aan te bieden aan bezoekers, maar gelet op de gezamenlijke deler, sport en cultuur, willen we verzoeken voor iets gezonds te kiezen. Voor een eventuele boterham of iets om zelf te eten, vragen we jullie daar zelf zorg voor te dragen.
Slecht weer?
Wat we echt niet onder controle hebben is het weer en we kunnen er niet omheen: het wordt spannend, dus moeten we ook rekening houden met een regendag en dan zullen we het Sport en Cultuur Festival moeten afgelasten. Onder meer i.v.m. de vele activiteiten, dansvloer en podia. Dit is het draaiboek met betrekking tot het weer. Let wel, wij rekenen op maximaal een buitje en dan zal het festival zeker doorgaan:
Nogmaals, we gaan er voor en laat de zon schijnen!
Opbouwen kan vanaf 09.30 uur tot uiterlijk 12.00 uur. Bezoekers zijn welkom tussen 13.00 uur en 16.00 uur.
Parkeren en aanmelden
- Graag parkeren op de plek van de zaterdagmarkt.
- Bij aankomst graag melden bij de stand van Amphion/ Sport ID (rechts onderin op de plattegrond, is aan de kant van de Primera)
- Je ontvangt daar een briefing en je wordt naar jouw plek gebracht.
EHBO
Er is een EHBO post aanwezig op het terrein.
Uitleg QR Code
- Iedere standhouder/deelnemer krijgt van ons een bord met de naam van de aanbieder en een QR Code. Deze code kan gescand worden door bezoekers/geïnteresseerden.
- Na het scannen met smartphone komt de bezoeker op een speciale landingspagina. Daar maak je de keus Sport of Cultuur.
- In de invulformulieren vind je een uitklaplijst met alle namen van de aanbieders (corresponderend met de naam op jouw bord)
- Klik jouw naam aan en vul vervolgens naam + emailadres in.
- Tot slot vink je 1 van de 3 mogelijkheden aan:
- 1. proefles
- 2. vrijwilliger
- 3. Neem contact met me op
Optie 3 is als iemand niet direct iets wil vastleggen, maar die jullie wel mogen opvolgen.
Uiterlijk dinsdag 20 september heeft iedere deelnemer de lijst met gegevens van alle personen die met de qr code een formulier hebben ingevuld.
Omdat niet iedereen gebruik kan of wil maken van de QR Code, zorgen wij ook voor inschrijfformulieren en pennen, zodat geïnteresseerde bezoekers ook gewoon een formulier in kunnen vullen.
Catering
Er is in de ochtend koffie, thee, water beschikbaar voor de exposanten. Gedurende het Festival zorgen we voor water voor de bezoekers. Je bent vrij om in jouw marktkraam of bij je statafel ook zelf wat aan te bieden aan bezoekers, maar gelet op de gezamenlijke deler, sport en cultuur, willen we verzoeken voor iets gezonds te kiezen. Voor een eventuele boterham of iets om zelf te eten, vragen we jullie daar zelf zorg voor te dragen.
Slecht weer?
Wat we echt niet onder controle hebben is het weer en we kunnen er niet omheen: het wordt spannend, dus moeten we ook rekening houden met een regendag en dan zullen we het Sport en Cultuur Festival moeten afgelasten. Onder meer i.v.m. de vele activiteiten, dansvloer en podia. Dit is het draaiboek met betrekking tot het weer. Let wel, wij rekenen op maximaal een buitje en dan zal het festival zeker doorgaan:
- Uiterlijk zaterdag om 12.00 uur wordt de knoop aan de hand van het meest actuele weerbericht doorgehakt
- Direct na dit beslismoment communiceren we naar alle standhouders, partners en organisatoren
- Uitgaande van het vervelendste scenario: bij afgelasting willen we een beroep doen op alle deelnemers, clubs en verenigingen: communiceer direct na bekendmaking met alle kanalen die je tot je beschikking hebt
- Om op zondag mensen op te vangen die de berichtgeving niet mee hebben gekregen, zullen wij als organisatie op het plein aanwezig zijn met enkele goodie-bags.
Nogmaals, we gaan er voor en laat de zon schijnen!
In 5 stappen naar een succesvolle deelname
- 1. Gezamenlijke promotie
Zoals jullie wellicht gezien hebben is er al behoorlijk wat reuring rond het Festival op 18 september. Naast een Facebook-pagina en deze website zijn er ook postings op LinkedIn, krijgen kinderen op basisscholen in Doetinchem al van te voren een stempelkaart, worden stempelkaarten uitgedeeld tijdens de Open Lessen weken, zijn er persberichten, komen er in de week voor het festival displayborden door heel Doetinchem, etc etc. De kracht zit 'm in de samenwerking tussen sport, cultuur en gemeente, maar met jullie clubs en verenigingen hebben we samen helemaal goud in handen: dus deel berichten, maak eigen content zowel in voortraject als tijdens het event. En niet onbelangrijk: nodig eigen contacten, sponsoren en leden uit. En zo maken we er samen een succes van. Let op: gebruik bij alle online berichten de #Terugnaarjepassie
Hierbij alvast even wat plekken waar je content kunt vinden:
>> De hoofdwebsite:
www.sportencultuurfestival.nl
>> Het Facebook event:
www.facebook.com/events/1012269289400715/
>> Facebook event content en video's:
https://www.facebook.com/events/1012269289400715/?active_tab=discussion
>> LinkedIn posting om te delen:
https://www.linkedin.com/posts/sjoerdweikamp_terugnaarjepassie-activity-6970673328558612480-EPbo?utm_source=share&utm_medium=member_desktop
>> Bericht van gemeente:
www.doetinchem.nl/doetinchem-organiseert-sport-en-cultuur-festival - 2. Festivalsfeer en eigen marktkraam
Het hele festival is open, vrij en prettig toegankelijk. We staan straks met tientallen aanbieders op 1 plein. Met muziek, dans en een quiz zal de sfeer festivalachtig zijn. Maar voor jullie als standhouders ligt er ook nog een mooie, maar best wel lastige taak: nieuwe leden en vrijwilligers binnenhalen. Dat doen we door ons te laten zien, bezoekers actief deel te laten nemen aan jouw aanbod en het gesprek aan te gaan. Op veel beurzen zie je de contactpersoon achterin de stand met de telefoon in de weer...Gaan wij natuurlijk niet doen: spreek mensen aan, nodig ze uit en maak gebruik van je persoonlijke QR code en inschrijfformulieren waarmee bezoekers heel eenvoudig een proefles kunnen aanvragen. Zowel het bordje met jouw persoonlijke QR code als de inschrijfformulieren voor een proefles krijg je van de organisatie.
HOE WERKT DE QR CODE?
Iedere standhouder krijgt een persoonlijke QR code. Deze QR code kan gescand worden met een smartphone. Zodra een deelnemer de code scant komt hij in een persoonlijk omgeving van jouw sport of cultureel aanbod (die pagina's zijn aangemaakt door de organisatie). Op de pagina waar ze terecht komen kunnen ze heel eenvoudig klikken op Proefles, Vrijwilliger worden of Neem contact met mij op. Daarna vullen ze naam en emailadres in en zo krijgen jullie allemaal hopelijk tientallen contactpersonen waar je na afloop proeflessen en contactmoment mee in kunt plannen. Weet een bezoeker niet hoe de QR code werkt (je krijgt een korte handleiding), dan is er nog altijd de mogelijkheid om 'olderwets' een formuliertje in te vullen. - 3. De stempelkaart als motivator
Op het festival krijgen bezoekers een stempelkaart. Voor ieder gesprek, iedere deelname aan een sport of cultureel aanbod of iedere boeking voor een proefles geven jullie als standhouder de bezoeker een stempel op zijn of haar kaart. Bij een volle kaart ligt er een goodie-bag klaar op de gezamenlijke stand van Sport-ID en Amphion Cultuurbedrijf. Door hier een 'spel' van te maken met een beloning kunnen we de bezoekers samen motiveren en activeren. Vanzelfsprekend krijgen jullie van de organisatie een stempel en stempelkussen. - 4. Vrijheid maar houd rekening met elkaar
Het Sport en Cultuur Festival zit bomvol met sport en cultuuraanbod. Dat gaat zorgen voor een mooi sfeertje en een leuke dag voor de bezoekers. Maar voor ons als standhouders betekent dat wel dat we goed rekening met elkaar moeten houden. We doen dit samen. Dus houd je aan de meters die je hebt toegewezen gekregen en mocht er iets misgaan, zoek samen naar een oplossing en vanzelfsprekend zijn er mensen van de organisatie (zichtbaar aanwezig) die kunnen helpen. Wil je iets uitdelen op je stand, of iets gezonds aanbieden, dan mag dat zeker, binnen je stand heb je veel vrijheid. Maar nogmaals, de kracht van het festival is de samenwerking dus dat wordt het uitgangspunt. - 5. Natraject en opvolging
'Een evenement/festival is het hoogtepunt van het voortraject en het startpunt van het natraject', zei ooit een wijze vrouw. En zo is het. Plan alvast in dat je in de week na het festival de contactpersonen die jouw (online) formulieren voor proeflessen of contact opnemen hebben ingevuld, daadwerkelijk opvolgt. Je krijgt van de organisatie de namen en mailadressen van de personen die online het formulier hebben ingevuld en je moet zelf zorgdragen voor de (offline) formulieren die eventueel die dag zijn ingevuld. Een snelle correcte opvolging houdt het momentum vast.
